Seit mehr als einem Jahr steht den Mitarbeitern der TARGOBANK ein weiterer Meldeweg zur Verfรผgung, um auch anonym Hinweise auf Regelverstรถรe und strafbare Handlungen abzugeben.
Als der Compliance-Bereich der TARGOBANK das System Anfang 2014 gestartet hatte, war unklar, ob die Mitarbeiter diesen Meldeweg annehmen wรผrden. Kreditinstitute sind nach dem Kreditwesengesetz verpflichtet, einen solchen Meldeweg bereitzustellen โ unabhรคngig davon, ob es einen Bedarf gibt, oder nicht.
Mittlerweile sind erste Hinweise รผber das System eingegangen. Die Themen unterscheiden sich, ebenso wie ihre Qualitรคt. Das System wurde erfreulicherweise bislang nicht zu Denunziationen oder รhnlichem missbraucht. Die meisten Meldungen betrafen potentielle strafbare Handlungen. Es gab aber auch Hinweise zu unerwรผnschtem Verkaufsverhalten und zu manipulierten internen Prozessen. Seit das System eingefรผhrt wurde, machen die Mitarbeiter zudem verstรคrkt von der Mรถglichkeit Gebrauch, sich telefonisch und per Post an Compliance zu wenden.
Vertrauliche Hinweise durch Mitarbeiter
Das Hinweisgebersystem hat sich in die unterschiedlichen Meldewege der TARGOBANK eingefรผgt und ergรคnzt diese. Auch andere Bereiche der TARGOBANK empfehlen das System, wenn ein Mitarbeiter vertraulich einen Hinweis abgeben mรถchte. Neben der Vertraulichkeit war die Dialogfรคhigkeit ein wesentliches Argument fรผr die Einfรผhrung des externen Systems. รber ein Postfach kรถnnen weitere Details anonym mitgeteilt werden. Im Sinne einer effektiven Aufklรคrung von regelwidrigen Sachverhalten haben wir auf eine hohe Akzeptanz des Postfachs gehofft. Auch hier sind wir positiv รผberrascht worden. In 80 Prozent der Fรคlle haben die Hinweisgeber ein Postfach eingerichtet und damit eine weitere Kommunikation ermรถglicht. Diese Akzeptanz ist fรผr uns ein Signal, dass es richtig war, die Anforderungen des Gesetzgebers nicht nur durch einen โBriefkasten an der Tรผrโ, sondern umfassend umzusetzen. Zunรคchst mussten wir einige รberzeugungsarbeit leisten und den Aufwand darstellen. Darรผber hinaus musste erlรคutert werden, welche Ziele mit dem Hinweisgebersystem verknรผpft sind. Einerseits fรผrchtete man, das System kรถnnte missbraucht werden um Mitarbeiter zu schรคdigen. Andererseits gab es bei der TARGOBANK bereits ein funktionierendes โNull-Toleranzโ-Konzept gegenรผber strafbaren Handlungen und eingespielte Prozesse zur Hinweisbearbeitung.
Maรnahmen zur Schadensverhรผtung
Als zentrale Stelle zur Geldwรคschebekรคmpfung und Straftatenprรคvention im Sinne des KWG ist der Bereich Compliance angehalten, ein risikominimierendes Konzept zu erarbeiten. In diese Maรnahmen zur Schadensverhรผtung fรผgt sich das Hinweisgebersystem ein. Zugleich wollten wir sicherstellen, dass es keinen Raumย fรผr die Austragung von persรถnlichen Animositรคten zwischen Mitarbeitern gibt. Ebenso soll mit dem System weder die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemessen oder kontrolliert werden. Wir konnten diese Vorbehalte ausrรคumen, indem wir die betroffenen Bereiche und Mitarbeitervertreter frรผhzeitig informiert und eingebunden haben. Zudem haben wir bei der Gestaltung des Systems darauf geachtet, dass die Hinweise konkreten Themen zugeordnet werden. Diese sind geschรคftsbezogen, undย ein potentieller Hinweisgeber wird dort keinen Raum fรผr persรถnliche Auseinandersetzungen finden. Die Bearbeitung der Hinweise lieร sich gut in die bestehenden Prozesse integrieren. Dafรผr sindย die Interne Revision und, wenn es um die รberwachung von fehlerhaftem Verkaufsverhalten geht, Compliance verantwortlich.
Vertraulichkeit der Hinweisgeber ist zu achten.
Bei Bedarf werden weitere Fachbereiche eingebunden. Bei der Bearbeitung der Hinweise wird, soweit rechtlich zulรคssig, die Vertraulichkeit der Hinweisgeber geachtet. Andererseits sind die Rechte eines Beschuldigten stets zu wahren.ย Wenn dieser Spagat gelingt, setzt sich die bisherige positive Resonanz und Akzeptanz der Mitarbeiter und beteiligten Bereiche dauerhaft fort.
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Ingo Kriedel ist Senior Compliance Officer bei der TARGOBANK AG & Co. KGaA.