BANKINGNEWS: Herr Köninger, viele Institute berichten, dass ihnen im Backoffice die Luft ausgeht. Wo spüren Banken aktuell den größten Druck? Und warum lassen sich diese Routinen so schwer in den Griff bekommen?
Andreas Köninger: Die größte Belastung sehen wir dort, wo Volumen, Fristen und Regulatorik zusammenkommen: bei Pfändungen, Kontoeröffnungen und KYC, Retail-Krediten, Baufinanzierungen, AML-Alerts, Reconciliation oder beim Reporting. In diesen Bereichen binden wiederkehrende Routinen genau die Fachkräfte, die Banken eigentlich für Risikoentscheidungen und Kundengeschäft brauchen. Erschwerend kommt hinzu, dass diese Prozesse quer über Portale, Kernbanksysteme, CRM, DMS und Excel laufen und am Ende an wenigen Personen hängen. Gewachsene Abläufe, parallele IT-Lösungen und geteilte Verantwortung zwischen Markt, Marktfolge und Operations machen sie schwer standardisier- und skalierbar.
Klassische IT-Projekte gibt es viele. Weshalb reicht das oft nicht aus, um den Alltag spürbar zu entlasten? Wo setzt EMMA als No-Code-RPA-Lösung an?
Strategische IT-Projekte sind häufig auf Kernsysteme und Schnittstellen fokussiert. Das ist wichtig, entlastet aber selten kurzfristig das Tagesgeschäft, weil zwischen Anforderung, Umsetzung und Roll-out Monate oder Jahre liegen, während Pfändungen, KYC-Fälle oder Alerts täglich abgearbeitet werden müssen. EMMA setzt genau da an: Der Software-Roboter bedient Anwendungen über die Oberfläche wie ein Mitarbeitender – nur schneller, ausdauernder und fehlerärmer. Er meldet sich in Portalen an, liest Daten, prüft definierte Regeln und führt Klicks, Eingaben sowie Buchungen in den bestehenden Systemen aus. Der Unterschied zu vielen anderen RPA- oder Low-Code-Ansätzen liegt in der bewussten Schlankheit: Nach zwei Tagen Schulung kann der Fachbereich selbst Prozesse modellieren, ohne Programmierung und ohne monatelange Einarbeitung in eine komplexe Plattform. Denn Automatisierung gehört in den Fachbereich – nicht nur in die IT. Dennoch bleibt sie aber durch klare Governance und revisionssichere Dokumentation kontrolliert. EMMA ersetzt keine kreativen Aufgaben oder das fachliche Prozessdesign, sondern konzentriert sich auf wiederkehrende, klar regelbasierte Tätigkeiten und verbindet bestehende Systeme über die Oberfläche, ohne sie zu ersetzen.
Können Sie ein einfaches Beispiel aus dem Alltag nennen – einen typischen Zeitfresser, den viele Banken kennen?
Ein sehr greifbares Beispiel sind Standardanliegen im Kartenservice: Neuanträge, Sperrungen, Limitänderungen oder PIN-Neuversand. Heute lesen Mitarbeitende E-Mails oder Formularanfragen, suchen Kundendaten in mehreren Systemen und klicken sich wieder und wieder durch dieselben Masken in Karten- und Kernbanksystem. EMMA übernimmt diese Routine: Der Roboter überwacht die Eingangskanäle für Kartenanliegen, erkennt die Vorgangsart, extrahiert die relevanten Daten und führt die standardisierbaren Schritte in den Systemen durch. Abschließend dokumentiert er den Vorgang im CRM und kann optional passende Kundenkommunikation vorbereiten. Für den Kunden bleibt der Kanal gleich, aber für das Team entsteht täglich spürbar mehr Luft, weil Standardfälle im Hintergrund abgearbeitet werden.
Auf der anderen Seite gibt es rechtlich besonders sensible Prozesse. Wie sieht ein solcher Use Case aus, etwa im Bereich Geldwäscheprävention und Sanktionslisten?
Die operative Bearbeitung von AML-Alerts und Sanktionslisten ist ein Paradebeispiel für rechtlich kritische Routinen. Hier geht es nicht nur um Effizienz, sondern um klare Pflichten aus Geldwäsche- und Sanktionsregimen, inklusive potenziell hoher Bußgelder und erheblicher Reputationsrisiken bei Fehlern. EMMA holt die Alert-Listen aus Monitoring- oder Kernbanksystemen, importiert die Fälle in Screening- oder Analyse-Tools und reichert sie mit Kontextinformationen an. Klar definierte False Positives werden regelbasiert dokumentiert und abgeschlossen, komplexere Alerts werden als strukturierte Compliance-Fälle mit allen relevanten Daten und Screenshots an die Spezialisten übergeben. Das erhöht die Bearbeitungsgeschwindigkeit, sorgt für konsistentere Entscheidungen und verbessert gleichzeitig die Dokumentation gegenüber Revision und Aufsicht.
Pfändungen sind ebenfalls ein sensibles Feld. Wie kann Automatisierung hier helfen, ohne das Risiko zu erhöhen, gerade mit Blick auf Monatsend-Spitzen?
In der Pfändungsbearbeitung meldet sich EMMA im Pfändungsportal an, filtert neue Fälle, lädt die Daten herunter und wechselt dann ins Kernbanksystem. Dort prüft der Roboter Kontostände, Freibeträge und bestehende Pfändungen, berechnet den pfändbaren Betrag, legt Buchungen an, stößt Überweisungen an und dokumentiert jeden Schritt mit Protokoll und Screenshots. Der Effekt zeigt sich besonders zum Monatsende: Arbeitsspitzen werden beherrschbar, Überstunden sinken und Fehlerquoten gehen zurück, weil der Prozess standardisiert und lückenlos dokumentiert abläuft. Die Revision profitiert von Transparenz, während sich das Team auf strittige und komplexe Fälle konzentrieren kann, anstatt in Routinefällen unter Zeitdruck zu arbeiten.
„Banking-Automatisierung ist kein IT-Experiment, sondern ein betriebswirtschaftlicher Hebel“
Kontoeröffnungen und KYC gelten als Kapazitätsfresser mit direkter Kundenschnittstelle. Wie verändert EMMA diese Prozesse?
Im Onboarding ruft EMMA Kontoeröffnungsportale oder Eingangspostfächer ab, erkennt neue Anträge, extrahiert Stammdaten und prüft, ob alle Pflichtdokumente vorhanden sind. Fehlende Unterlagen werden markiert, standardisierte Rückfragen erzeugt, vollständige Anträge werden automatisch ins Kernbanksystem übertragen, der Kunde im CRM angelegt, Dokumente im DMS zugeordnet und der Vorgang auf „Konto eröffnet“ gesetzt. Dadurch erfolgen Kontoeröffnungen schneller und konsistenter, KYC-Teams werden von Standardfällen entlastet und Kundinnen und Kunden erleben ein deutlich zügigeres Onboarding. Gleichzeitig sinkt das Risiko vermeidbarer Fehler, weil manuelle Übertragungen und Medienbrüche reduziert werden.
Wenn man das alles zusammennimmt: Woran bemessen Sie den Nutzen solcher Automatisierungen – und wie sieht der Einstieg in der Praxis aus?
Wir betrachten Kennzahlen wie Durchlaufzeiten pro Vorgang, bearbeitbare Fälle pro Vollzeitkraft, die Reduktion manueller Schritte und Fehlerquoten. Dazu kommen stabilere Peaks – zum Beispiel zum Monatsende – sowie eine bessere Dokumentation für Revision und Aufsicht, was das Risiko-Nutzen-Verhältnis der Prozesse deutlich verbessert. Der Einstieg beginnt in der Regel mit einem kurzen Beratungsgespräch und der Auswahl von ein bis zwei Pilotprozessen mit klar erkennbarem Leidensdruck und Business Case. Darauf folgen Blueprint und Design, die Umsetzung mit EMMA, Tests in der Umgebung der Bank und eine zweitägige Schulung für den Fachbereich. Wichtig ist, dass es nicht bei einer Tool-Lizenz bleibt: Wir liefern Prozess-Identifikation, Business Case, produktionsreife Bots, Schulung und Second-Level-Support als Paket – mit Ergebnisverantwortung statt nur weiterer Software. Dies spüren nicht nur die KPIs, sondern auch die Mitarbeitenden im Backoffice, deren monotone Routinen abnehmen und deren Rolle im Haus aufgewertet wird.
Was sollten Unternehmen abschließend in puncto Banking-Automatisierung mit EMMA wissen?
Banking-Automatisierung ist kein IT-Experiment, sondern ein betriebswirtschaftlicher Hebel: Es geht darum, fristkritische Routinen messbar zu entlasten, Risiken zu reduzieren und Fachkräfte für wertschöpfende Aufgaben freizuspielen. Wer klein, klar umrissen und mit einem belastbaren Business Case startet – etwa in Kartenservice, Pfändungen oder KYC – kann innerhalb weniger Wochen zeigen, dass No-Code-Automatisierung im Fachbereich funktioniert und sich rechnet.
Andreas Köninger
Andreas Köninger ist CEO der SinkaCom AG und unterstützt Unternehmen im Mittelstand dabei, Prozesse mit digitalen Lösungen und Automatisierung wirtschaftlich zu verbessern. Nach Stationen im E‑Commerce und in der Softwareentwicklung bringt er heute Robotic Process Automation mit der No‑Code-Plattform EMMA in Fachbereiche – mit Fokus auf Effizienz, Compliance und möglichst schlanke, praxisnahe Lösungen.
Maria Scherban absolvierte ihr redaktionelles Volontariat beim BANKINGCLUB und arbeitet seit Mitte 2025 als Redakteurin. Zuvor schloss sie ihren Master of Arts an der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ab.