Für welche Einsatzbereiche eignet sich Adobe Sign im Finanzsektor?
SRo: Prinzipiell können mit Adobe Sign nahezu alle Verträge im Finanzsektor, aber auch in anderen Branchen unterschrieben werden. Entscheidend ist dabei jedoch, die erforderliche Form der elektronischen Unterschrift zu beachten: Müssen Verträge der Schriftform genügen – das gilt beispielsweise für Verbraucherdarlehnsverträge oder Leasingverträge –, muss die qualifizierte elektronische Unterschrift genutzt werden.
Gibt es diese Anforderung nicht, reicht auch eine einfache elektronische Unterschrift aus. Das betrifft z.B. Selbstauskünfte.
Was ist notwendig, um die Rechtsgültigkeit von digitalen Unterschriften zu garantieren?
SRo: Zunächst muss evaluiert werden, welche Stufe einer elektronischen Signatur für das zugrundeliegende Dokument anwendbar ist. Anschließend müssen im Prozess selbst einige Anforderungen erfüllt werden, damit die elektronische Signatur rechtsgültig ist. Dazu zählen etwa Absicht und Zustimmung: Alle beteiligten Parteien müssen der Absicht, eine Vereinbarung auf elektronischem Wege abzuschließen, ausdrücklich zustimmen. Bei Adobe Sign ist dieser Schritt bereits Teil des Unterschriftenprozesses. Die Zustimmung aller Parteien einzuholen bedeutet zudem, dass es eine Möglichkeit zum Opt Out geben muss. D.h. alle Parteien müssen jederzeit die Option haben, die elektronische Unterschrift abzulehnen. Durch die Authentifizierung wird die Identität der Unterzeichnenden verifiziert. Adobe Sign bietet hier mehrere sichere Optionen an, etwa per Telefon-Code oder einem Lichtbildausweis. Damit das zu unterzeichnende Dokument nicht im Nachhinein zu Ungunsten einer Partei geändert werden kann, muss das Kriterium der Unveränderbarkeit erfüllt sein, bei Adobe Sign ist das durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel gewährleistet. Schließlich müssen alle am Unterschriftenprozess beteiligten Parteien das finale Dokument erhalten. Damit die Unterschrift rechtsgültig ist, muss zudem der gesamte Prozess lückenlos dokumentiert und in einem unveränderbaren, eindeutig mit dem signierten Dokument verknüpften Prüfbericht gespeichert und allen Beteiligten übermittelt werden. Wenn digitale Zertifikate, sogenannte digitale IDs, Teil des Unterschriftenprozesses sind, müssen die Signaturen im Dokument zusätzlich verschlüsselt werden. Nur wenn all diese Kriterien erfüllt sind, gilt die elektronische Signatur als rechtsgültig.
Wie wird sichergestellt, dass der elektronische Signaturprozess einfach und schnell zu nutzen ist?
SRo: Der oben skizzierte Ablauf klingt sehr komplex. Adobe legt deshalb besonderen Wert auf eine einfache und intuitive Anwendung seiner Lösung. Der Startbildschirm von Adobe Sign bietet beispielsweise direkte Verknüpfungen zu den wichtigsten Funktionen. Das erlaubt es Nutzerinnen und Nutzern, Signaturprozesse direkt mit Öffnen der Anwendung zu starten. Hilfstexte und einfache Schritt für Schritt-Erklärungen leiten Anwendende zudem intuitiv durch den gesamten Ablauf.
Unterzeichnende erhalten ihrerseits eine Einladungsemail mit einem personalisierten Text sowie einem Button, der sie direkt zum zu unterzeichnenden Dokument weiterleitet und es ausfüllen und unterschreiben lässt.
Ist der Unterschriftenprozess abgeschlossen, erhalten alle Beteiligten automatisch eine E-Mail mit den entsprechenden Dokumenten im Anhang. Dabei ist jederzeit klar ersichtlich, von wem die E-Mail kommt und was damit beabsichtigt wird.
Wie wird die Sicherheit von Adobe Sign gewährleistet?
SRo: Sicherheit und Datenschutz sind fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur, Software-Entwicklung und Service-Prozesse. Adobe Sign setzt daher auf führende Sicherheitstechnologien zur Authentifizierung sowie zur Wahrung der Vertraulichkeit von Daten und Integrität von Dokumenten; die Service-Infrastruktur von Adobe Sign wird in den sichersten Rechenzentren gehostet und von Amazon Web Services (AWS) und Microsoft Azure verwaltet. Alle Hosting-Partner führen zudem strenge Kontrollen in Bezug auf den Zugriff auf Rechenzentren, Fehlertoleranz, Umgebungssicherung und Sicherheit durch. Nur autorisierte Adobe-Mitarbeitende, Mitarbeitende bei Anbietern von Cloud-Diensten sowie Vertragspartner mit einem legitimen und anerkannten Unternehmen haben Zugriff auf die gesicherten Standorte u.a. in der EU.
Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu erreichen, überprüft Adobe außerdem regelmäßig Compliance-Nachweise wie beispielsweise SOC2 Type 2- und ISO2 7001-Berichte. Zusätzlich überwacht Adobe alle Adobe Sign-Komponenten mithilfe von IDS-Lösungen (Intrusion Detection System) und IPS-Systemen (Intrusion Prevention Systems).
Mit Adobe Sign sollen auch Personalprozesse (in Finanzunternehmen) transformiert werden können. Welche sind das und wie geschieht das?
SRo: Generell können alle Personalprozesse mit Adobe Sign realisiert werden. Für unbefristete Arbeitsverträge, Vertragsänderungen oder Gehaltsanpassungen reicht sogar eine einfach elektronische Signatur. Natürlich können aber auch befristete Arbeitsverträge, die der Schriftform genügen müssen, digital ablaufen. Möglich macht das die qualifizierte elektronische Signatur.
Wie können Finanzunternehmen Onboarding-Workflows mit dem Programm automatisieren? Was ist dafür (technisch/organisatorisch/etc.) notwendig?
SRo: Das Stichwort hierbei lautet: Integration. Adobe Sign lässt sich nahtlos, d.h. ohne zusätzliche Softwareentwicklungsarbeit, in viele Systeme – unter anderem auch HR Systeme wie Workday oder Success Factors – integrieren. Für Kunden bedeutet das, Onboarding-Prozesse in der HR Lösung beginnen und erforderliche Dokumente automatisch zur Signatur über Adobe Sign versenden zu können. Das Beste: Die unterschriebenen Dokumente werden direkt ins HR System eingespielt. Das gilt im Übrigen auch für Informationen, die evtl. in die Dokumente befüllt wurden.
Der Aufwand, eine vorhandene Integration zu aktivieren ist überschaubar. Zudem erweitern wir unser Portfolio an Integrationen kontinuierlich weiter und bieten über unsere REST API die Möglichkeit, eigene Integrationen zu unterstützen. Dabei können entweder wir von Adobe oder externe Partner beratend zur Seite stehen und ggf. auch die Entwicklungsarbeit übernehmen.
Sind alle Funktionen des Programms für Finanzunternehmen in Deutschland verfügbar?
SRo: Ja, die Lösung ist in Deutschland für Finanzdienstleister vollumfänglich einsetzbar. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren, die die eindeutige Identität der Unterzeichnenden gewährleisten, beispielsweise per Sicherheits-PIN, der über ein zweites Gerät übermittelt wird, sowie die branchenweit erste Option zur Identifizierung von Unterzeichnenden vermittels eines physischen Ausweises, etwa dem Führerschein oder Reisepass, machen Adobe Sign zu einer Signatur-Lösung, die auch den hohen Ansprüchen der Finanzdienstleistungsbranche gerecht wird. Zusätzlich werden qualifizierte elektronische Signaturen über akkreditierte europäische Vertrauensdienstleister (Trust Service Provider, TSP) abgesichert.
