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Das Auslagerungsmanagement nach MaRisk – anders gedacht

Die Genossenschaftliche FinanzGruppe hat beim Thema Auslagerungsmanagement eine neue Richtung eingeschlagen und mit der ZAM eG eine eigenstÀndige Shared-Service-Einheit etabliert. Welche Mehrwerte und Perspektiven das bietet, erlÀutern die beiden VorstÀnde Sarah Horn und Bernd MÀrzluft.


Auslagerungsmanagement ZAM eG Bernd MĂ€rzluft Sarah Horn

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BANKINGNEWS: Das Kernthema der ZAM eG ist das Auslagerungsmanagement innerhalb der Genossenschaftlichen FinanzGruppe. Was waren die Treiber derer, die diese Idee aufgegleist haben?
Sarah Horn: Treiber der ersten Überlegungen war eine umfangreiche 44er-PrĂŒfung der BaFin in der genossenschaftlichen Finanzwelt, deren Fokus auch stark auf das Zusammenspiel zwischen den Banken und der Atruvia AG als zentralen IT-Dienstleister gerichtet war. Im Kern ging es auch darum, dass die Genossenschaftsbanken das Auslagerungsmanagement ihrer Dienstleister nicht regulationskonform gemĂ€ĂŸ der gĂŒltigen MaRisk abbilden. In diesem Wissen haben die Holdings und VerbĂ€nde, unter der FĂŒhrung des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR), gemeinsam ein Projekt ins Leben gerufen, das dem genossenschaftlichen Grundgedanken „Was einer nicht schafft, das schaffen viele“ Rechnung trĂ€gt. Ziel war es, eine eigene Shared-Service-Einheit zu etablieren, die als Kompetenz-Center im Namen von vielen Genossenschaftsbanken mit einer starken Stimme den zentralen Dienstleister steuert und ĂŒberwacht. Die Entscheidung fĂŒr die GrĂŒndung der ZAM eG – ZAM steht dabei fĂŒr Zentrales Auslagerungs-Management – im Jahr 2020 als eigenstĂ€ndiges und unabhĂ€ngiges Unternehmen war dann nur der nĂ€chste logische Schritt. Durch die besondere Rechtsform der Genossenschaft sind die beteiligten Banken Kunden und EigentĂŒmer zugleich. Das hat viele Vorteile und bewahrt uns trotzdem die UnabhĂ€ngigkeit.
Bernd MĂ€rzluft: Ein weiterer Grund fĂŒr die GrĂŒndung der ZAM war, dass es vielen Banken schwerfĂ€llt, mit einem mĂ€chtigen IT-Dienstleister fachlich und inhaltlich auf Augenhöhe zu sprechen und in den Modus einer echten Dienstleistersteuerung zu kommen. Oft stehen die nötigen Ressourcen mit dem spezifischen Know-how in den Banken nicht zur VerfĂŒgung. Das macht eine regulationskonforme Auslagerungssteuerung schwer. Und die neue MaRisk-Novelle verschĂ€rft das nochmals. Und genau hier setzt der Vorteil der ZAM an.

Was ist der Mehrwert, den die ZAM gegenĂŒber den Auslagerungsmanagern der Bank mitbringt?
Horn: Auslagerungsmanagement im Sinne der Aufsicht hat viel mit Transparenz, VerstĂ€ndnis und Steuerungsoptionen zu tun. Wir liefern den VorstĂ€nden der Banken die Informationen, die dort fĂŒr eine adĂ€quate Überwachung und Steuerung benötigt werden. Sei es die Transparenz ĂŒber die vertraglich vereinbarten Produkte, deren ÜberprĂŒfung der Leistungserbringung wie SLA-Reportings oder die nötigen Risikoanalysen und Auswertungen dazu. Wir sind ganz eng an den Dienstleistern dran und hinterfragen kritisch und stetig MĂ€ngel oder Abweichungen. Und wir liefern die Informationen individuell pro Bank zurĂŒck, sodass eine direkte Bewertung fĂŒr das eigene Risikomanagement erfolgen kann. Eine einzelne Bank könnte diese Leistung so nur mit erheblich höherem Aufwand als die Kosten fĂŒr die ZAM erbringen.
MĂ€rzluft: Und wir sprechen mit der Stimme von aktuell 750 Genossenschaftsbanken und finden deshalb bei den zu steuernden Dienstleistern viel eher Gehör. Der Vorteil ist, dass sich durch unsere tĂ€gliche Arbeit das QualitĂ€tsniveau des Dienstleisters automatisch auf der Strecke verbessert und somit einen unmittelbaren Vorteil fĂŒr die Banken generiert. Und es ist vor allem kostengĂŒnstiger. Der Kostendruck in der Bankenwelt steigt drastisch. Wir federn mit dem Shared-Service-Modell den Kostenaufschwung ab und entwickeln parallel dazu eine neue Kultur der QualitĂ€t.

Doch nicht jede Bank ist gleich. WÀre ein interner Auslagerungsmanager nicht viel nÀher am Kreditinstitut?
Horn: Durch einen internen Auslagerungsmanager ist zweifellos eine gewisse Individualisierung je Bank gewĂ€hrleistet. Aber professioneller und dem Stellenwert der wesentlichen Auslagerung angemessener wird es durch die ZAM. Wir konzentrieren uns ausschließlich mit unseren knapp 30 Mitarbeiter auf das Thema Auslagerungsmanagement. Zum Beispiel bietet die Atruvia AG fĂŒr die Banken aktuell ĂŒber 600 Produkte an, die alle regelmĂ€ĂŸig einzeln einer Risikoanalyse und einer Bewertung unterzogen werden mĂŒssen. Das ist fĂŒr ein einzelnes Institut in der Tiefe und von der Aufsicht geforderten QualitĂ€t gar nicht leistbar.
MĂ€rzluft: Und wir haben den Vorteil, dass wir auch die technischen Fachdialoge mit den Dienstleistern ĂŒbernehmen und somit losgelöst von der Produktebene auch den darunter liegenden Technologie-Stack betrachten können, der bekanntlich nach der MaRisk ebenfalls zu prĂŒfen ist.

Laut BaFin brĂ€uchte eine Bank im Schnitt zwei Mitarbeiter fĂŒr das Auslagerungsmanagement – das wĂ€ren dann rund 1.600 Mitarbeiter. Wie schafft die ZAM dies dann mit gerade einmal 30 Mitarbeitern?
Horn: Das geht nur mit einem sehr guten, flexiblen und modernen IT-System, das auch alle Anforderungen an eine mandantenfĂ€hige Software erfĂŒllt und webbasiert von allen Banken nutzbar ist. Anfangs hatten wir ein wenig mit Kritik zu kĂ€mpfen, da sich die Frage stellt, ob man wirklich eine lizenzpflichtige Anwendung benötigt, oder ob es nicht auch ein Excel-Tool tun wĂŒrde. Um die maximalen Synergieeffekte zu nutzen, ist es aber zwingend nötig, eine IT-Anwendung zu betreiben, die den Prozess des Auslagerungsmanagements bestmöglich unterstĂŒtzt. Mit unserem „ZAM-AR“ bieten wir unseren Kunden eine vollumfĂ€ngliche SaaS-Lösung als Auslagerungsregister an, die gleichzeitig als Kommunikationsschnittstelle dient. Mit definierten technischen Schnittstellen zu den Systemen der von uns zu steuernden Dienstleister verhindern wir MedienbrĂŒche und vermeiden Doppelarbeiten. Die von uns erfolgten Auswertungen und Risikoanalysen werden dort teilautomatisiert bereitgestellt. Keine Risikoanalyse einer Bank gleicht der anderen, weil wir durch maschinelle Zuordnung die IndividualitĂ€t pro Bank erzielen können. Jede Bank bekommt nur das, was sie benötigt.

Wenn sich jetzt im Auslagerungsmanagement der ZAM ein Fehler einschleicht, dann multipliziert er sich auf 750 Mitglieder. Es entsteht eine Art Klumpenrisiko. Kommt da von Seiten der BaFin keine Kritik an diesem Ansatz?
MĂ€rzluft: In der Tat eine berechtigte Anmerkung. Das ist das Schicksal einer Shared-Service-Einheit, wenn man fĂŒr viele zum gleichen Sachverhalt tĂ€tig ist, dann ergibt sich automatisch eine gewisse Risikokonzentration. In unseren direkten Dialogen mit der BaFin haben wir dies auch diskutiert und die Aufsicht sieht das genauso. Wir stehen, auch ĂŒber die genossenschaftliche Gruppe, im Austausch mit der Aufsicht, um das noch junge Konstrukt der ZAM auf den richtigen Weg zu bringen und das vermeintliche Klumpenrisiko zu minimieren.

Im Umfeld der Genossenschaftsbanken gibt es bereits andere externe Dienstleister fĂŒr das Thema Auslagerungsmanagement, wie etwa die DZ CompliancePartner GmbH. Wieso wurde das nun zentralisiert?
Horn: Innerhalb des Vorprojekts wurden alle relevanten Verbundgesellschaften in der genossenschaftlichen FinanzGruppe gefragt, zum Beispiel die DZ CompliancePartner oder die Audit WPG. Unter Governance-Aspekten haben alle Verbunddienstleister die Übernahme der TĂ€tigkeit abgelehnt, gleichzeitig aber UnterstĂŒtzung beim Aufbau angeboten. Jeder Dienstleister, der selbst Auslagerungsdienstleistungen erbringt, kann denknotwendig nicht das zentrale Auslagerungsmanagement in der Genossenschaftlichen FinanzGruppe ĂŒbernehmen. Die DZ CompliancePartner fungierte als GrĂŒndungspate der ZAM und hat uns im ersten halben Jahr nach GrĂŒndung krĂ€ftig und vorbildlich unterstĂŒtzt.

Und welche Argumente hören Sie heute noch von Banken, die das Auslagerungsmanagement lieber selbst machen möchten?
Horn: Ich glaube, eines der Argumente ist schlicht das Budget. Obgleich die ZAM aufgrund der Vielzahl an Kunden gĂŒnstige Preise berechnen kann, zögern einige wenige Genossenschaftsbanken noch vor einer Zusammenarbeit. Der Mehrwert wird erst dann erkennbar, wenn man die gleiche aufsichtsrechtliche Anforderung an das Auslagerungsmanagement stellt, die die Aufsicht auch erwartet.
MĂ€rzluft: Es gibt einige Genossenschaftsbanken, die kurz vor einer Fusion stehen oder sie schon planen. Da macht es keinen Sinn, Mitglied zu werden, wenn es sich nĂ€chstes Jahr wieder Ă€ndert. Mit den aktuell 750 Kunden und Mitgliedern servicieren wir bereits deutlich ĂŒber 90 Prozent der genossenschaftlichen Banken.

Wird es dann auch bei Ihnen Schnittstellen zur Atruvia und anderen Dienstleistern geben, um den Prozess noch kosteneffizienter zu gestalten?
MĂ€rzluft: Die Schnittstelle zu anderen IT-Plattformen ist natĂŒrlich immer individuell zu bewerten, weil es nur dann die Kosteneffizienz hebt, wenn es jemand mit vielen Partnern ist. In diesen FĂ€llen ist es einfach, saubere Schnittstellen zu bauen. Je kleinteiliger es wird, desto ineffizienter wird es. Deswegen muss man genau schauen, wo die ZAM ihren Mehrwert und ihre Synergieeffekte ausspielen kann. Da gibt es eine natĂŒrliche Grenze und die mĂŒssen wir erst noch finden. Wir werden definitiv nicht fĂŒr jede Bank, jede ausgelagerte Dienstleistung steuern können. Das ist nicht sinnvoll, stattdessen werden wir uns auf die wesentlichen und relevanten konzentrieren.

MĂŒsste der Wachstumspfad nicht eigentlich sein, dass eine Bank sich wirklich gar nicht mehr um jegliche Art von Auslagerungsmanagement kĂŒmmert?
MĂ€rzluft: Das geht tatsĂ€chlich aus aufsichtsrechtlichen GrĂŒnden nicht, das verbietet klar die MaRisk. Wir können nur etwa 90 Prozent des Weges fĂŒr eine Bank gehen. Die letzten zehn Prozent muss das jeweilige Institut selbstverstĂ€ndlich selber verantworten.

Viele Banken bedienen sich zur Erfassung und Bewertung operationeller Risiken unterschiedlicher Systemdienstleister und IT-Plattformen. Dazu wollten Sie mit Drittanbietern im Sommer 2021 einen Vorschlag zu einer einheitlichen Schnittstelle zu deren Systemen erarbeiten. Wo stehen Sie dabei gerade?
Horn: Es gibt verschiedene Dienstleister am Markt, die mit Softwarelösungen das Auslagerungsmanagement inklusive der OpRisk-Logik unterstĂŒtzen und die bei den Banken teils seit vielen Jahren im Einsatz sind. Es wĂ€re unklug, sich hier einer Schnittstelle zu verschließen. Deshalb haben wir gemeinsam mit dem Genossenschaftsverband Bayern eine Konsolidierung der dafĂŒr erforderlichen Anforderungen der einzelnen Softwareanbieter initiiert. Mit diesen Anforderungen können wir eine Standard-Schnittstelle anbieten, die dann von den einzelnen IT-Lösungen genutzt werden kann. DarĂŒber hinaus können unsere Kunden auch unser ZAM-AR als vollumfĂ€ngliches Auslagerungsregister fĂŒr alle ihre Auslagerungen nutzen. Je mehr große Dienstleister wir steuern, desto effektiver wird es fĂŒr eine Bank werden, unsere Tools zu nutzen.

Sie möchten Ihren Mitarbeitern Teilhabe an der Gestaltung des Unternehmens zusprechen. Wie kann man sich das vorstellen?
Horn: Wir haben von Anfang an eine offene, konstruktive Kritikkultur etabliert. Ich fordere jeden neuen Mitarbeiter dazu auf, das IT-System und unsere Prozesse herauszufordern. Jeder Auslagerungsmanager kann jederzeit Anforderungen an die Software stellen. Wir haben regelmĂ€ĂŸige Besprechungen mit einer offenen Kultur. Wir wollen von den Mitarbeitern lernen und das Unternehmen so jeden Tag besser machen. Wir haben immer schon mit sehr viel Eigenverantwortung der Mitarbeiter gearbeitet. Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und eine Kultur des Zuhörens sind dabei essentiell. Die „Das haben wir schon immer so gemacht“-Strategie ist uns unbekannt.
MĂ€rzluft: Außerdem fĂŒhren wir unser Unternehmen sehr stark virtuell. Wir haben uns bei der Rekrutierung unserer Mitarbeiter nicht rĂ€umlich auf die Rhein-Main-Region beschrĂ€nkt. Wir wollten die Besten aus der ganzen Republik haben, und nicht die, die zufĂ€llig im Raum Frankfurt leben. Genauso wie unsere Kunden, sind auch wir damit bundesweit vertreten. Darum haben wir fĂŒr unsere Mitarbeiter großzĂŒgige Homeoffice-Regelungen und Digitalisierungsmöglichkeiten geschaffen, sodass jeder Mitarbeiter unabhĂ€ngig vom Standort agieren kann. FĂŒr Mitarbeiter, die sich verĂ€ndern wollen, ein unglaublicher Vorteil und Mehrwert: Ein modernes Unternehmen, in dem Virtualisierung und Digitalisierung tatsĂ€chlich gelebt wird.

Und wo sieht die ZAM sich selbst in drei bis fĂŒnf Jahren?
MĂ€rzluft: Wir fokussieren uns aktuell auf zwei strategische Handlungsfelder, die wir auch aktiv verfolgen. Zum einen haben wir den klaren Fokus, weitere namhafte Dienstleister der genossenschaftlichen Finanzwelt zu ĂŒberwachen und zu steuern und damit in das Auslagerungsmanagement unserer Kunden zu integrieren. Damit schaffen wir weitere positive Effekte der Shared-Service-Einheit und erhöhen die QualitĂ€t. Erste GesprĂ€che wurden dazu bereits gefĂŒhrt, sodass wir davon ausgehen, im kommenden Jahr bereits unser Spektrum erweitern zu können. Der zweite Wachstumspfad beschĂ€ftigt sich mit potenziellen neuen Kunden. Beispielsweise auf die von der Atruvia servicierten Privatbanken, die nicht der Genossenschaftlichen FinanzGruppe angehören. Da die Privatbanken aufsichtsrechtlich die gleiche Herausforderung haben, können wir uns eine kurzfristige Zusammenarbeit sehr gut vorstellen. Die ZAM wird sich weiter als das Kompetenz-Center und als Rahmengeber fĂŒr das Auslagerungsmanagement am deutschen Bankenmarkt etablieren.

Interview: Thorsten Hahn und Dennis Witzmann

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