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Digitales IKS, aber „zak, zak“

Von Redaktion - 01. Juli 2014

Die Einhaltung des § 25 a KWG und die Fülle an Informationen, mit denen Bankmitarbeiter täglich konfrontiert sind, erschweren organisatorische Aufgaben. BANKINGNEWS sprach mit Udo Kunischewski-Frey, stellvertredender Organisationsleiter bei der Kreissparkasse Reutlingen, über das dort eingeführte neue Kontrollsystem.

BANKINGNEWS: Sie haben ein neues Kontrollsystem (IKS) eingeführt.  Welche ungelösten Aufgaben und Herausforderungen konnten dadurch bewältigt werden?

Kunischewki-Frey: Für uns als Kreditinstitut ist ein funktionsfähiges und lückenloses Internes Kontrollsystem von großer Bedeutung. Bislang wurde jedoch in verschiedenen Bereichen sehr unterschiedlich kontrolliert, mit teilweise eigen entwickelten technischen Lösungen oder auch noch sehr konventionell über Listen.
Die Herausforderung bestand darin, ein einheitliches und durchgängiges IKS zu etablieren, welches auf unterschiedliche Nachbearbeitungsbereiche ohne großen Anpassungs- oder Individualisierungsaufwand übertragbar ist.
Wir haben uns übrigens – das würden wir an dieser Stelle gern mal erwähnen – für das System von Foconis entschieden, mit dem wir unsere Aufgaben sehr gut realisieren können.

Wie ergänzt das System das OSPLus System der FinanzInformatik?

„Foconis-ZAK“ ist das Subsystem, das alle kontrollpflichtigen Vorgänge aus OSPlus übernimmt und nachfolgend die zentrale Bearbeitungs- und Dokumentationsplattform darstellt. Während OSPlus das operative System für die Geschäftsabwicklung ist, ist das neue Expertensystem für die Kontrolle und Qualitätssicherung der Vorgänge, die in OSPlus abgewickelt wurden. Hinzu kommt, dass sich die Anwendung auf Basis von Lotus Notes optimal in unser Bürokommunikationsumfeld einfügt.

Welche Effekte konnten bisher erreicht und welche positiven Entwicklungen beobachtet werden?

Derzeit sind wir dabei, unsere unterschiedlichen individuellen Lösungen, die wir in verschiedenen Nachbearbeitungsbereichen eingesetzt haben, schrittweise abzulösen. Die Akzeptanz einer Anwendung, die auf Lotus Notes basiert, ist bei den betroffenen Mitarbeitern sofort gegeben. Außerdem können wir den Anwendern durch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten der Ansichten sehr schnell die Informationen an die Hand geben, die sie für die Kontrolle der jeweiligen Vorgänge benötigen. Kontrollen, die neu hinzukommen oder konzeptionell neu erarbeitet werden, können nach dem bereits bekannten Muster schneller und effektiver realisiert werden.

Wie bewerten Sie Ihr Investition im Hinblick auf die Notwendigkeit eines IKS?

Ein funktionierendes Internes Kontrollsystem benötigt eine leistungsfähige und umfassende technische Grundlage, die eine absolute Transparenz über alle Vorgänge und deren Bearbeitungsstand ermöglicht.
Es fallen bei einer Sparkasse wie bei uns täglich hunderte kontrollpflichtige Dateneingaben und Bearbeitungsschritte an, und die müssen zeitnah und verlässlich geprüft werden können. Für uns stellt ZAK künftig das Rückgrat unseres IKS dar – darüber erfolgt der Bearbeitungsprozess, die Kommunikation und die Dokumentation.

Welche zukünftigen Projekte planen Sie in Verbindung mit Foconis-ZAK®?

Wir etablieren derzeit ZAK im Passiv- und Aktivgeschäft. Künftig soll ZAK überall dort eingesetzt werden, wo eine hohe Prozess- und Datenqualität erforderlich ist, beispielsweise in der Wertpapierbearbeitung oder im Zahlungsverkehr.

Das Gespräch führte Diana Jeddoubi

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