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„Positiver Wandel in der Projektmanagementkultur mit Softwareeinsatz“

Von Julian Achleitner - 22. Oktober 2015

Die Berlin Hyp AG ist auf großvolumige Immobilienfinanzierungen für professionelle Investoren und Wohnungsunternehmen spezialisiert und bietet individuelle Finanzierungslösungen. Mit einer stark heterogenen Projektlandschaft, rund 45 Projekten jährlich und Projektgrößen zwischen 40 – 4000 Personentagen, stehen für die Berlin Hyp Transparenz und vereinfachte Steuerung der Projekte im Vordergrund. Für das Projektportfoliomanagement der Bank setzt die Berlin Hyp seit 2014 auf Blue Ant. BANKINGNEWS sprach mit Janine Schülke, Leiterin der Abteilung Organisation bei der Berlin Hyp, über die Einführung der Software.

BANKINGNEWS: Frau Schülke, was war der Grund, eine Projektmanagement-Software bei der Berlin Hyp AG einzuführen?

Schülke: Der Anteil an Projektarbeit in unserer Bank ist in den vergangenen Jahren enorm gestiegen und das obwohl eine Bank an sich keine klassische Projektorganisation ist. Die Zunahme gesetzlicher Anforderungen, aber auch das Anliegen, in jeder Hinsicht wettbewerbsfähig zu bleiben, machten eine strukturiertere und vor allem standardisierte Herangehensweise für das Projektmanagement in unserer Bank notwendig. Das beinhaltete auch die Einführung einer Multi-Projektmanagementsoftware. Mit dem Einsatz der Software wollten wir mehr Transparenz in Bezug auf Inhalt, Budget und Ressourcen erreichen. Uns war es z.B. wichtig, die Ressourcenplanung auf Projektebene vornehmen zu können. Diese bildet die Grundlage, um die Arbeitsaufwände über das Projektportfolio der Bank transparent und auswertbar darzustellen.

Wie wurden Projekte vor dem Einsatz der Software gemanagt?

Vor dem Einsatz von Blue Ant wurden Projekte zum größten Teil mit Excel umgesetzt. Manche arbeiteten auch mit PowerPoint.

Wann haben Sie Blue Ant eingeführt? Gab es ein Pilotprojekt?

Mit der Einführung haben wir bereits 2011 begonnen, zu diesem Zeitpunkt jedoch nur im Bereich Organisation/IT. Unser Pilotprojekt betraf die damalige IT-Umstellung. Wir führten Windows 7 als Betriebssystem ein und stellten auf Office 2010 um. Zusätzlich wurde die komplette Lotus Notes Anwendungslandschaft abgelöst und auf Standardsoftware umgestellt. Das Projekt haben wir vollständig in Blue Ant geplant und gesteuert.

Warum fand das Software Roll-Out erst später statt?

Durch die Umstrukturierung der Bank und den damit verbundenen Priorisierungen und Veränderungen erfolgte der vollständige Roll-Out  auf alle Bereiche der Berlin Hyp Ende 2014.

Ein Schlagwort, welches momentan in aller Munde ist, ist das Thema MaRisk und die Anforderungen, die sich aus den Richtlinien ergeben. Wie wirkt sich das auf Ihr Multi-Projektmanagement aus?

Um genau solche Anforderungen noch nachhaltiger unterstützen zu können, mussten für uns Blue Ant-Erweiterungen konzipiert und umgesetzt werden. In der Vergangenheit gab es hier eine »Papierschnittstelle«. Unser Ziel war es, dass jeder Projektleiter diese MaRisk-Einschätzung direkt in der Software für ein einzelnes Projekt vornehmen kann. Dazu haben wir ein umfangreiches Konzept in Zusammenarbeit mit der proventis geschrieben, welches wir bereits umsetzen konnten. Hier geht es um die Erfassung der Risiken, die die Projekte bergen. Jeder Projektleiter soll sich Gedanken machen, inwieweit sein Projekt MaRisk-relevant ist.

Wie verträgt sich die Etablierung von Multi-Projektmanagement mit Ihrer Arbeitsorganisation? Wird die Einführung vom Management mitgetragen?

Ja, das Management in unserem Hause unterstützt die Einführung, was sehr positive Auswirkungen auf unsere Arbeitsorganisation hat. Beispielweise haben Mitarbeiter, die noch nie als Projektleiter tätig werden konnten, nun einen Anreiz, Projektleiter zu werden. Die Rolle des Projektleiters war in der Vergangenheit nicht der beliebteste Job. Zudem wurde er oft nur von Führungskräften wahrgenommen. Heute haben wir zahlreiche Anfragen von Mitarbeitern, die von uns methodisch und in der Software geschult werden möchten.

Was sind die typischen Einsatzszenarien, die durch die Software unterstützt werden?

Derzeit nutzen wir in unseren Projekten die kompletten Möglichkeiten der Projektplanung in Blue Ant. Zu den Top-Funktionen gehören aber auch das Controlling und die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten der Software sowohl im Standard als auch individuell, wie z. B. den Status-Report. Dadurch sparen wir extrem viel Zeit, auch weil wir für die Auswertungen keine PowerPoint Folien mehr erstellen müssen. Unsere Projektleiter haben nun per Knopfdruck alle Infos für Vorstand und Lenkungsausschuss aufbereitet.

Können Sie kurz ein Projekt beschreiben, das aktuell mit Blue Ant umgesetzt wird?

Ein Projekt ist derzeit die Einführung eines Enterprise Content Management (ECM). Es beinhaltet die Bereitstellung der ECM-Basisinfrastruktur, die Fachkonzeption und stufenweise Implementierung der wesentlichen geschäftlichen Anforderungen auf Basis der ECM-Lösung sowie deren Überführung in den produktiven Geschäftsbetrieb. Darüber hinaus werden die Bestandsakten digitalisiert und auf der ECM-Plattform bereitgestellt. Für dieses Projekt nutzen wir alle bisher in der Berlin Hyp eingeführten Standards im Projektmanagement sowie alle bereits erwähnten Funktionen der Software. Die Einführung wird stufenweise erfolgen. Die Planung erfolgt gemäß Prince 2 phasenweise.

Gibt es Themen die Sie noch professionalisieren möchten?

Ja, das Thema Ressourcenplanung. Die Zeiterfassung läuft bereits gut. Der Grundbaustein für die Ressourcenplanung ist also gelegt. Für die Professionalisierung haben wir eine Schulungsreihe entwickelt, die bereits mit den Multiplikatoren getestet wird und in Kürze in der gesamten Bank zum Einsatz kommt. Sie enthält Theorie- und Praxisbausteine, aber auch die Abbildung im Tool.

Multi-Projektmanagement benötigt ggf. Daten, die in anderen Systemen liegen? Gab es während der Einführung Probleme mit Schnittstellen zu anderen Systemen?

Von Anfang an planten wir eine Schnittstelle zu unserem IDM/ LDAP, indem werden unsere Mitarbeiter mit Berechtigungen und Rollen zentral gepflegt. Diese Stammdaten sollten an die Software übergeben werden. Leider hat die Übernahme nicht reibungslos funktioniert. Folglich mussten wir die Daten händisch anlegen. Der nächste Schritt ist die Übernahme von Abwesenheitsdaten für das Ressourcenmanagement.

Was hat die Einführung der Software gekostet?

Einen niedrigen sechsstelligen Bereich haben wir für Lizenzen, Schulungen, Workshops, Support im ersten Jahr und die Beratungsleistungen seit der Einführung gezahlt.

Was hat sich seit der Nutzung des Tools in der Projektarbeit bei der Berlin Hyp verändert?

Verändert hat sich aus meiner Sicht aktuell der Blick auf die Projekte und die stark verbesserte Steuerbarkeit. Durch die erhöhte Transparenz ist es möglich, den Mitarbeitern der Bank einen Gesamtüberblick über die Projekte zu geben und zukünftig auch Abhängigkeiten und Ressourcen noch besser auszusteuern. Mit der Implementierung verschiedener unternehmensinterner Berichte haben wir zudem administrative Aufwände maßgeblich minimieren können. Mittelfristig werden wir einen positiven Wandel zum Thema Projektmanagementkultur mit und durch den Softwareeinsatz erreichen.

Was empfehlen Sie anderen Banken für die Einführung eines Multi-Projektmanagements?

Ich empfehle anderen Banken sich dem Einführungsprozess konsequent zu stellen. Aus meiner Sicht dürfen Etappenziele nicht fehlen und man muss den Status quo im Blick behalten. Wie bei allen Veränderungen ist es wichtig, mit den Beteiligten eng zusammen zu arbeiten. Manchmal ist es sinnvoller, einen Schritt zu wiederholen oder in ein anderes Tempo zu wechseln. Man muss den Mehrwert der Nutzung vermitteln, d.h. die Frage beantworten, welche konkreten Vorteile sich für den Anwender ergeben. So erreicht man eine hohe Akzeptanz. Darüber hinaus ist die gemeinsame (Weiter)Entwicklung mit den Fachbereichen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Damit stellen wir sicher, dass wir methodisch und technisch nicht an der Praxis vorbei agieren und ein schlankes aber aussagekräftiges Projektmanagement leben. Auf keinen Fall sollte eine Einführung unterschätzt werden.

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