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Wenn Digitalisierung einfach intelligent ist

Zukunftsweisend, papierlos, nachhaltig – diese Aspekte fehlten bis vor einigen Jahren noch im Dokumentenmanagement von Finanzinstituten. Die Bearbeitung und Genehmigung von Kreditverträgen stellen für Banken einen enormen Aufwand dar. Ob Gehaltsbelege, Formulare, Notarunterlagen oder Grundbücher: Die Akte eines Kreditantragstellers wächst unweigerlich auf ein komplexes Dokumentenarsenal an. Den Durchblick behalten und das Dokumentenmanagement effizient „wuppen“: eine Herausforderung, mit der sich Banken verstärkt konfrontiert sehen. Dokumente selbständig erkennen und automatisch zuordnen – das übernimmt das intelligente System faScan des Berliner Technologie- und Software-Unternehmens PRO-DIRECT-FINANCE GmbH.

Von Siegfried Fichtler - 29. Oktober 2018

Aktenwälzen war gestern – die Softwarelösung faScan erkennt und klassifiziert Dokumente selbstständig. Bildnachweis: iStock.com/faithiecannoise

Advertorial

Flexibel, schnell und nah am Kunden, so müssen Banken heute arbeiten, um mit der Konkurrenz mitzuhalten. Für Kunden ist dies ein entscheidender Faktor, ob sie sich bei ihrer Bank gut aufgehoben fühlen. Schnell und mit möglichst minimalem Aufwand das Ziel erreichen – danach wählen viele Klienten ihre Bank aus. Fachkräfte sind immer weniger verfügbar und gerade in der Immobilienfinanzierung sind Spezialisten und deren zeitliche Ressourcen knapp. Beantragung, Prüfung und Genehmigung eines Immobilienkredits sind durch die Regularien und Bestimmungen, aber auch aufgrund der Vielzahl von Beteiligten komplex und aufwendig.

Unsere Software faScan hilft Banken dabei, aufwendige Bearbeitungsprozesse in der Immobilienfinanzierung zu beschleunigen – durch Nutzung moderner digitaler Möglichkeiten. Diverse Analysemethoden kombiniert mit Künstlicher Intelligenz (KI) machen es möglich.

Digital back to the roots

faScan ist revolutionär für ein sehr umfangreiches Dokumentenmanagement in allen Bereichen einer Bank, aber ganz besonders in der Immobilienfinanzierung. Zahlreiche, komplexe Informationen werden in kurzer Zeit erkannt und bewältigt. Mit Hilfe von faScan kann ein elementarer und sehr aufwändiger Schritt gespart werden: Eingehende Dokumente, die vom Antragsteller kommen, müssen nicht mehr von einem Bankmitarbeiter selbst gesichtet und bearbeitet werden. In der Immobilienfinanzierung sorgen darüber hinaus unterschiedliche Qualitäten von eingescannten oder abfotografierten Dokumenten für einen zusätzlichen Mehraufwand: Textkorruptionen können durch Kaffeeflecken, mitgescannte Büroklammern, schlechte Qualität von Kopien, Fotos oder Lochungen am Seitenrand entstehen; die Ausrichtung ganzer Dokumente kann schief oder sogar zusammengestückelt sein, wie bei Grundrissen, die im A2-Format vorliegen. All das behindert den Bearbeitungsprozess.

Der Mensch benötigt an dieser Stelle kostbare Zeit, um all dies zu erfassen und sich einen Überblick zu verschaffen. Mit KI und vielen weiteren Algorithmen wurden neue, effiziente Möglichkeiten geschaffen. Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass die Bearbeitungszeit von Dokumenten unter Berücksichtigung extremer Schwankungen nach oben oder unten durchschnittlich etwa 30 Minuten kostet. Durch faScan lässt sich dieser Aufwand inklusive Rechenzeit der Software auf durchschnittlich drei Minuten reduzieren.

In nur drei Schritten zum Durchblick

Die Funktionsweise von faScan ist komplex. Vereinfacht lässt sich der Prozess in drei Schritte unterteilen:

1. Segmentierung

Die Analyse von faScan beginnt, nachdem die benötigten Unterlagen direkt vom Kunden oder einem Bearbeiter durch Scannen oder Abfotografieren digitalisiert worden sind. Das digitale Unterlagenpaket kann dabei aus einer oder aus beliebig vielen Dateien bestehen. Und jede Datei wiederum kann verschiedene, nicht abgegrenzte (Teil-)Dokumente enthalten. Der erste Arbeitsschritt von faScan, die Segmentierung, beginnt mit der Übergabe dieses Unterlagenpaketes. faScan erkennt mit Hilfe von verschiedenen Methoden, wo ein Teildokument beginnt und wo es endet.

2. Klassifizierung

Im nächsten Schritt werden die von faScan verteilten aufgeschlüsselten Informationen genutzt, um die einzelnen Teildokumente beispielsweise nach Personalausweis, Gutachten, Eigenkapital- oder Einkommensnachweis und vielen mehr zu klassifizieren. Um eine möglichst genaue Erkennung zu gewährleisten, durchläuft faScan in Sekundenbruchteilen eine große Zahl von Methoden, die aus vergangenen Aufgaben gelernt haben und sich gegenseitig absichern. Hier spielen Wahrscheinlichkeitsanalysen in Kombination mit mehreren neuronalen Netzen sowie Text- und Bilderkennung eine wichtige Rolle. Am Ende der Klassifizierung erkennt faScan auf diese Weise aktuell mit einer Richtigkeit von etwa 80 Prozent, welcher Klasse das untersuchte Teildokument angehört, systematisiert die Unterlagen und stattet sie mit den entsprechenden Metadaten aus. Und das bei aktuell mehr als 100 angelernten Dokumentenklassen.

3. Spezifizierung

Die spezifische Unterlagenerkennung geht noch einen Schritt weiter. Bei der Spezifizierung erfasst faScan im Detail nicht nur die Dokumentenklasse, sondern auch dezidiert Dokumentendetails: beispielsweise bei einem Personalausweis Vorder- oder Rückseite, Personenname, Ausweis-ID, Geburtsdatum, Anschrift usw. Auf dieser Grundlage kann faScan verifizieren, von welcher Person dieser Ausweis stammt oder beim Grundbuchauszug, ob es sich um die korrekte Adresse handelt. So werden Bankmitarbeiter bei der zeitaufwendigen Unterlagenprüfung weitestgehend unterstützt.

Warum weitestgehend? Nach wie vor wird es in der Praxis immer wieder Dokumente geben, die nicht eindeutig erkannt und zugeordnet werden können – zumindest in den nächsten Jahren. Das kann dann der Fall sein, wenn Dokumente sehr ähnlich, aber eben nicht gleich, sind oder neue Dokumentenklassen hinzukommen und angelernt werden müssen. Eine manuelle Nacharbeit oder zumindest Kontrolle bleibt vorerst unumgänglich, auch wenn in Einzelfällen die Erkennungsquote an 100 Prozent heranreicht.

Gemeinsames Arbeiten und Lernen

Das Arbeiten mit der digitalen Akte ist für faScan ein Kinderspiel: Das Programm ist speziell darauf zugeschnitten, an ein etabliertes Zielsystem einer Bank anzudocken. Um systematisierte Dokumente ausreichend sicher vor der Übertragung in die digitale Akte zu prüfen, werden diese Unterlagen mit den Arbeitsergebnissen von faScan im DocMaster angezeigt. Der DocMaster ist die Nutzeroberfläche von faScan, die es ebenso ermöglicht, dem Dokument noch weitere Informationen hinzuzufügen. Ein Bearbeiter hat dort die Möglichkeit, die fertige Erkennung und Zuordnung von faScan zu prüfen und zu ergänzen. Einzelne Aspekte können konkretisiert oder mit eigenen Hinweisen und Notizen versehen werden. Mit einfachem und intuitivem Drag & Drop lassen sich Dokumente, die nicht eindeutig zugeordnet werden konnten, verschieben oder zueinander führen. Für eine lückenlose revisionssichere Aufbewahrung bleibt zudem das Originaldokument erhalten.

Die Symbiose zwischen dem Menschen und der digitalen Welt

Alle Veränderungen der Zuordnungen, die Nutzer im DocMaster vornehmen, werden in Lernphasen in den Algorithmus und die KI von faScan zurückgeführt. Bevor diese allerdings kritiklos übernommen werden, absolviert faScan vor der Anwendung des Neugelernten auch hier eine Prüfung, in der die Ergebnisse mit den Erfahrungen der Software aus vergangenen Anwendungen verglichen werden. Nur wirkliche Verbesserungen werden übernommen, Verschlechterungen verworfen. Mensch und KI helfen und lernen voneinander – eine Symbiose zwischen User und Software, zwischen Natur und Digitalem.

So facettenreich wie das kluge Auge ist auch sein Einsatzbereich

faScan arbeitet als REST API mit beliebigen Fremdanwendungen bzw. digitalen Akten zusammen. Schnittstellen existieren bereits zum Kreditprocessingsystem MONTO, zu SAP und zu diversen proprietären Systemen. Nicht jedes Finanzunternehmen verfügt über eine tatsächlich effektive digitale Akte, die eine prozessual gut aufgestellte Arbeitsweise ermöglicht. Oft sind es nur reine Archivsysteme. Aus diesem Grund wird es demnächst auch außerhalb des bestehenden Kreditprocessingsystems MONTO eine autarke digitale Akte als optionale Ergänzung zu faScan geben. Doch nicht nur die Immobilienfinanzierung profitiert von dem Einsatz von faScan: Durch entsprechende Anlernprozesse kann faScan in unterschiedlichsten Branchen und Bereichen eingesetzt werden.

Digital, zukunftsweisend und voller Mehrwert

faScan erleichtert das Arbeiten am virtuellen Schreibtisch enorm: Auf Knopfdruck erhält der Bankmitarbeiter alle benötigten Unterlagen. Aufwändiges Aktenwälzen war gestern – faScan gewährleistet ein schnelles, sicheres Übertragen und Arbeiten mit der Vielzahl der Dokumente und verbessert, aber verändert auch die Kommunikation und Prozessabläufe. Das Feedback der Anwender ist positiv.

Und zu guter Letzt: Papier wird gespart – der Umwelt zuliebe.

Weitere Informationen zur Anwendung finden Sie unter www.pro-direct-finance.de sowie www.fascan.de

Natalie Gude Losada und Siegfried Fichtler

PRO-DIRECT-FINANCE

Natalie Gude Losada und Siegfried Fichtler leiten die PRO-DIRECT-FINANCE GmbH in Berlin.

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