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Papierlos zu mehr Effizienz – und nebenbei Bäume retten

Die Bank of Montreal (BMO) setzt auf technologische Innovation, Prozessverbesserung und Digitalisierung auf allen Kanälen, um effizienter zu werden. Wer sie dabei unterstützt? GMC Software. Das Ergebnis? Durch das Ersetzen ihres papierbasierten Produktportfolios durch elektronische Formulare kann die Bank allein im Filialgeschäft bis zu 98,2 Millionen Dollar pro Jahr sparen.

Von Jochen Razum - 13. Juni 2017

Weniger Papier beschleunigt nicht nur Prozesse, sondern ist auch gut für die Umwelt. Bildnachweis: iStock.com/sekulicn

Advertorial

Acht Minuten. Mehr Zeit benötigen Kunden der BMO nicht, um ein Konto zu eröffnen – per Smartphone. Der Vorteil für die Kunden der Bank liegt auf der Hand: Sie können den Prozess von überall starten und müssen nicht extra zu einer Filiale fahren. Klar ist: In einer Welt, die zunehmend von mobile-first geprägt ist, brauchen Banken entsprechende Angebote, um für die Kunden interessant zu sein und zu bleiben. Gleichzeitig benötigen Banken Technologien, mit denen sie ihre administrativen Kosten reduzieren können.

Digital Transformation of personal banking – für die BMO bedeutet dieser Schritt deswegen ein Profit in mehrfacher Hinsicht. Nicht nur, dass die Kunden einen neuen Service erhalten. Genauso wichtig ist, dass dank nahezu komplett digitaler ablaufender Prozesse der Aufwand im Backoffice wesentlich geringer ausfällt. Da zudem der „Papierkram“ in den etwa 900 Filialen des Finanzinstituts wegfällt, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die persönliche Kundenbetreuung.

Der Kontoeröffnungsprozess ist ein exemplarisches Beispiel wie die BMO ihre Dokumentenprozesse mit Hilfe von GMC und Partnern modernisiert hat. Um elektronische Formulare und die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift anbieten zu können, arbeitet die BMO mit Lösungen von GMC Software und eSignLive von VASCO. So wurde eine digitale unternehmensweite Plattform geschaffen, die standardisierte elektronische Formulare, digitale Unterschriften und plug-and-play-Mikrodienste wie Dokumententracking und Dokumentenablage ermöglicht.

Mit GMC Inspire Designer können Verantwortliche ansprechende, standardisierte Formulare gestalten. Über GMC Inspire Interactive, ein Self-Service-Portal, erhalten Mitarbeiter unterschiedlichster Abteilungen direkten Zugriff auf diese Dokument-Templates, um sie zu bearbeiten. Durch einen automatisierten Freigabeprozess, in dem die einzelnen Schritte getrackt werden, wird sichergestellt, dass das angepasste Template alle relevanten Abteilungen – von der Rechtabteilung über das Marketing bis zur IT – durchläuft und geprüft wird, bevor es zum Einsatz kommt.

Die BMO konnte somit durch die flexible Kombination von elektronischen Formularen mit eSignLive von VASCO allein für den Kontoeröffnungsprozess die Anzahl an Formularen von 44 auf 26 senken.

2,2 Millionen Blatt Papier gespart

Gestartet im Dezember 2015, begann der landesweite Rollout der ‚digital customer onboarding journey‘ bei der BMO im Oktober 2016. Durch die Implementierung der Plattform in allen 940 Filialen in Kanada sparen die 2000 Mitarbeiter vor Ort zwischen 15 und 30 Minuten täglich bei der Formularbearbeitung. Seit Oktober 2016 wurden bisher geschätzt 1,4 Millionen digitale Dokumente erstellt. Das entspricht der Menge von 2,2 Millionen Blatt Papier. Insgesamt konnte eine Effizienzsteigerung von 40 Prozent bei der persönlichen Kundenkommunikation und 80 Prozent bei der Prüfung von Formularen erreicht werden. Durch das Ersetzen ihres papierbasierten Produktportfolios durch elektronische Formulare kann die Bank allein im Filialgeschäft insgesamt bis zu 98,2 Millionen Dollar pro Jahr sparen.

Hilfe für den Wald

Dass die Lösung bei der BMO nicht nur Geld spart, sondern gleichzeitig auch die Umwelt entlastet bracht der Bank übrigens auch den „Model Bank 2017 Award for Process Automation“ von Celent ein. GMC wurde für seine Leistungen bei dieser Initiative mit dem „Xplor Application of the Year Award“ ausgezeichnet.

Weitere Informationen finden Sie unter: http://www2.gmc.net/BMOCaseStudy

Der Prozess im Einzelnen auf Kundenseite:

  • Angabe seiner persönlichen Daten
  • Verifizierung der Identität
  • Erstellung der Kontoeröffnungs-Dokumente
  • Digital unterschreiben auf dem Smartphone
  • Eröffnung des Kontos in Echtzeit
  • Anmeldung fürs Online-Banking
  • Ausgabe und Versand der Bankkarte

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