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Risiken und Prozesse digital integriert

Ein Praxisbericht zur Prozessdokumentation unter Einbeziehung operationeller Risiken in der European Bank for Financial Services.


Bildnachweis: iStock.com/z_wei

Laut dem amerikanischen Wirtschaftswissenschaftler Kai Yang sind Prozesse der „Kleber, der ein System zusammenhĂ€lt“. GemĂ€ĂŸ diesem Motto verfĂŒgt die European Bank for Financial Services (ebase) ĂŒber eine vollstĂ€ndig dokumentierte, digitale Prozessdokumentation von rund 700 Prozessen, die als Anweisungen die schriftlich fixierte Ordnung der Gesellschaft bilden und alle operationellen Risiken und Kontrollen beinhalten.

Verantwortung liegt in den Fachbereichen

Wir können damit auf eine nunmehr 18-jĂ€hrige Erfolgsgeschichte zurĂŒckblicken. Ein wesentlicher SchlĂŒssel zum Erfolg: Die Verantwortung fĂŒr die Erstellung und AktualitĂ€t der Prozesse liegt bei den Fachbereichen. Konkret werden die Prozesse dezentral durch ausgebildete Modellierer in den Fachbereichen im GeschĂ€ftsprozessmanagement-Tool ADONIS eigenstĂ€ndig modelliert. Die Betroffenen sitzen also an einem Tisch und optimieren ganz nebenbei den Prozess im Zuge der Erstellung. Wenn alle Beteiligten zum ersten Mal den Arbeitsablauf gesamthaft betrachten, alle Schnittstellen ĂŒberblicken und alle Begrifflichkeiten geklĂ€rt werden, ergeben sich bereits Optimierungspotenziale.

Eine QualitĂ€tssicherung aller erstellten Prozesse erfolgt im zentralen Prozessmanagement. Dadurch erreichen wir eine hohe und einheitliche QualitĂ€t der Dokumentation und deren Detaillierungstiefe. Auch fĂŒr das Problem der ProzessaktualitĂ€t haben wir eine systemunterstĂŒtzte Lösung gefunden. Mittels eines Workflows werden alle Prozessverantwortlichen einmal jĂ€hrlich aufgefordert, die AktualitĂ€t ihrer Prozesse zu ĂŒberprĂŒfen. Und das System hĂ€lt das auch nach.

Alle Prozesse stehen allen Mitarbeitern stets aktuell und digital zur VerfĂŒgung

Die vollstĂ€ndige Dokumentation aller ArbeitsablĂ€ufe und der damit zusammenhĂ€ngenden Arbeitsumgebungsmodelle – darunter verstehen wir Dokumente, IT-Systeme, Organigramme oder Rollenbeschreibungen – liefert einen umfassenden Datenbestand, der zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bietet. So werden beispielsweise aus dem System alle Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter automatisch generiert und verschiedene Auswertungen fĂŒr das Notfallmanagement erstellt.

Einen entscheidenden Mehrwert bietet die Prozessmodellierung bei der VerknĂŒpfung mit dem OpRisk-Management: In der Software werden die operationellen Risiken gepflegt. Diese werden in Form von Risikokatalogen abgebildet und bilden zusammen das OpRisk-Risikoinventar der Bank. Eine OpRisk-Risikoinventur wird im Rahmen der Gesamtrisikoinventur mindestens einmal jĂ€hrlich mit SystemunterstĂŒtzung durchgefĂŒhrt. Das Ergebnis ist das OpRisk-Risikoinventar, in dem alle operationellen Risiken der ebase, bewertet nach dem „Most-Realistic-Case“ (realistische Schadenshöhe) und „downside-Risk“ (maximale Schadenshöhe), aufgefĂŒhrt sind. Die Besonderheit ist dabei, dass alle Risiken mit den AktivitĂ€ten der Prozesse verknĂŒpft sind, in denen sie entstehen, und dies im Risikoinventar angegeben wird.

Auch im Prozessmanagement ist Anwenderfreundlichkeit essenziell

NatĂŒrlich sind in den ArbeitsablĂ€ufen auch alle Kontrollen modelliert und gekennzeichnet. Die Kontrollen enthalten ein Kotrollziel und werden mit den Risiken verknĂŒpft, die sie minimieren sollen. Durch das System steht also jederzeit der interne Kontrollkatalog aller rund 2.000 Kontrollen zur VerfĂŒgung. Darin sind alle Kontrollen aufgefĂŒhrt, die das Risiko minimieren.

Wie bei allen Systemen, ist auch im Prozessmanagement die Anwenderfreundlichkeit entscheidend fĂŒr die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. So planen wir in 2019 die Umstellung auf das neue System ADONIS NP. Dies ermöglicht allen Benutzergruppen im Unternehmen einen modernen, webbasierten und zielgruppengerechten Überblick ĂŒber ihre ArbeitsablĂ€ufe, Kontrollen, Risiken, Dokumente und Aufgaben.