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Information Design: Mehr Transparenz durch Prozessvisualisierung

Viele Unternehmen investieren zunehmend Zeit und Mühe darin, die Geschäftsberichte optisch aufzuwerten. Das Ziel: Trocknes Zahlenmaterial leicht verdaulich aufzubereiten und so möglichst für viele verständlich zu machen. Ein Vorbild auch für Organisationshandbücher. Von Gabriele Hauptmann

Von Gabriele Hauptmann - 18. April 2016

Bildnachweis: Jaap Hart via istockphoto.de

Informationsaufnahme auf einen Blick. Das gelingt vor allem bei langen Texten und komplizierten Tabellen durch eine bildhafte Darstellung. Der Mietspiegel als U-Bahnkarte ist so ein Beispiel. Im internationalen Umfeld gelten die vom Guardian aufbereiteten Ausgaben von Mitgliedern des britischen Parlaments sowie das von der Washington Post dargestellte geheime Leben von Feuerwaffen als Glanzstücke des Datenjournalismus. Wer dröge Informationen interessant gestaltet, gewinnt die Aufmerksamkeit der Leser und erleichtert ihnen das Verständnis.

Visuelle Darstellung statt nur Text

Diese Anforderung kennen auch Betriebsorganisatoren nur zu gut. Die Edekabank hat darauf mit einer konsequenten Visualisierung der Prozesslandschaft reagiert und damit die bestehende Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) mit Fließtexten abgelöst. Die Idee: Wer die verschiedenen Prozesspfade vor sich sieht, erkennt unnötige Umwege und mögliche Abkürzungen viel schneller als derjenige, der mühsam durch alle Unterlagen pflügt – und sich womöglich zum besseren Verständnis selbst die Prozesswege aufzeichnet. Die analytischen Vorteile liegen auf der Hand: Visualisierte Prozesse erleichtern die vielfach beschworene End-to-End-Betrachtung von Prozessen ungemein. Zudem deckt die grafische Darstellung eventuelle Fehleinschätzungen bezüglich der Komplexität einzelner Prozesse auf. So steckt hinter einer Schmalspur-Dokumentation manchmal ein echtes Mammut-Vorgehen.

Prozessmodellierung und abteilungsübergreifender Austausch

Die Edekabank macht diese Zusammenhänge mit der BPM-Software Adonis NP jetzt sichtbar. Als interne Consultants übernimmt die Betriebsorganisation zudem die Aufgabe, Prozesse zu modellieren und bei Bedarf anzupassen. Fachliches Know-how tragen die Abteilungen in gemeinsamen Prozess-Runden zusammen, die einerseits zur Steuerung des Erstellungsprozesses dienen, andererseits den abteilungsübergreifenden Austausch verbessern. Diese Gespräche fördern gleichzeitig die Vernetzung innerhalb des Hauses. Das ist nötig, da die Prozessverantwortung weiterhin bei den Abteilungsleitern der Fachbereiche liegt.

Positive Auswirkungen auf die Unternehmenskultur

Eine grafisch unterstützte Prozessdarstellung führt darüber hinaus alle relevanten Informationen an zentraler Stelle zusammen, von Dokumentation über Risikobeschreibung bis hin zu spezifischen Prozesserläuterungen, die direkt mit den jeweiligen Vorgängen sowie den jeweils verantwortlichen und beteiligten Personen verknüpft sind. Diesen Mehrwert unterstützt die Software zusätzlich durch ein Dashboard, das für einzelne Mitarbeiter relevante Prozesse anzeigt und automatisch aktualisiert. Die datenbankbasierte Pflege des Organisationshandbuchs erweist sich zudem als deutlich schneller und weniger fehleranfällig als das bisherige Vorgehen.

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