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Bankorganisation

„Wir müssen weg vom Wildwuchs der Systeme“

In den kommenden drei Jahren steigt die Bedeutung von Prozessmanagement für deutsche Banken deutlich an. Fast jeder zweite Bankmanager schätzt, dass Business Process Management (BPM) bis 2018 einen sehr hohen Stellenwert einnimmt. Das Bankhaus Metzler greift dieser Entwicklung bereits vor und hat die bestehende Anwendungslandschaft innerhalb der Bankorganisation integriert.

Von Philipp Scherber - 20. September 2016

Verena A. Knipp ist stellvertretende Direktorin beim Bankhaus B. Metzler seel. Sohn & Co. KGaA und verantwortet die Abteilung Organisationsmanagement. Das 1674 gegründete Finanzinstitut ist Deutschlands älteste Privatbank in permanentem Familienbesitz, inzwischen in elfter Generation. Metzler beschäftigt rund 800 Mitarbeiter bei einer Bilanzsumme von rund 3,7 Milliarden Euro (2015).

BANKINGNEWS: Frau Knipp, wie verändert sich die IT-Landschaft in der Organisationsabteilung von Banken?

Verena A. Knipp: Der Bedarf an integrierten Lösungen steigt. Gestern haben wir noch mit Spezialsoftware für das Organisationshandbuch (OHB) gearbeitet, heute sind diese Tools häufig in bestehende Umgebungen integriert oder selbstentwickelt. Mit der zunehmenden Umstellung auf prozessorientierte OHBs ergibt sich jedoch die Chance, Organisationshandbücher in einer BPM-Lösung mit abzubilden.

Methodische Reinheit

Worin liegen die Vorteile einer integrierten OHB-BPM-Software?

Methodische Reinheit. Wer die Prozesse so pflegt, wie sie tatsächlich ablaufen, erspart sich viel Übersetzungsarbeit und profitiert von verbesserten Möglichkeiten zur Auswertung innerhalb der bestehenden Prozesslandschaft. Auf Programmebene wachsen Ablauf- und Aufbauorganisation zusammen. Das macht vieles einfacher.

Zufriedene Prüfer und Mitarbeiter

Haben Sie ein Beispiel?

Das beste Beispiel sind zufriedene Prüfer. Künftig müssen die Banken etwa im Zuge der MaRisk erhobene Risikokennzahlen plausibilisieren. Ein prozessorientiertes OHB und möglichst wenige Anwendungen erleichtern diese Aufgabe enorm. Zudem steigt die Akzeptanz der Mitarbeiter, die das Organisationshandbuch täglich nutzen, wenn es auf ihre Bedürfnisse angepasst ist und sich mit wenigen Klicks bedienen lässt.

Bislang stand die IT vor allem in Verbindung mit Kostensenkungen.

Das ist auch immer noch so. Zwei von drei Euros gehen heutzutage für Wartung und Compliance drauf. Allerdings geht es jetzt eher darum, IT kosteneffizient einzusetzen, und nicht mehr ausschließlich um Kosteneinsparungen. Wir wollen den Arbeitsalltag der Mitarbeiter in den Fachabteilungen so angenehm und effizient wie möglich machen. Dazu gehören verlässliche Anwendungen, die als Hilfe wahrgenommen und gerne genutzt werden. Bei einer aufsichtsrechtlich relevanten Anwendung wie dem Organisationshandbuch ist das von elementarer Bedeutung.

Spürbare Mehrwerte

Wie erreichen Sie das Ziel einer gern genutzten Organisations-IT?

Erfolgsentscheidend sind spürbare Mehrwerte. Wenn wir beispielsweise im Investmentprozess etwas ändern wollen, steht uns dafür ein etablierter Redaktionsprozess zur Verfügung, der Fachbereich, Vorgesetzte, Compliance und Bankorganisation elektronisch steuert. Nach der Veröffentlichung erhalten alle Beteiligten automatisch eine Nachricht und bleiben so auf dem Laufenden. Das gefällt Anwendern, internen und externen Prüfern und uns als Organisationsabteilung, die methodisch Verantwortung für die Prozesslandschaft trägt.

Also alles nur eine Komfortfrage?

Komfort ergibt sich nach unserer Erfahrung aus ebenso verlässlichen wie einfach handhabbaren Funktionen. Etwas, das einfach funktioniert, nutze ich lieber als etwas, das mich anstrengt und viel Zeit kostet. Heute genügt beispielsweise ein Blick, um den Risikogehalt einer Abteilung aus den ihr zugeordneten Stellenprofilen abzuleiten. Unser System ermöglicht zudem, Kontrollhandlungen explizit als solche zu kennzeichnen. Schon steigt der praktische Nutzen etwa für die Ermittlung operationaler Risiken. Das kommt der Arbeit des Risikomanagements sehr entgegen.

Die Software dem Markt anpassen

Wie sieht die technische Grundlage dafür im Bankhaus Metzler aus?

Unsere Organisationsabteilung arbeitet seit 2003 mit ibo-Produkten. Wir haben uns 2012 für ein integriertes Organisationssystem entschieden, das auf ibo.NET basiert und in dem die vormals auf zwei Anwendungen verteilten Funktionen für Geschäftsprozess- und Organisationsmanagement verschmolzen sind. Insgesamt bilden wir 950 Vorgänge aus dem Organisationshandbuch ab.

Bestimmt die Technik künftig den Rahmen des Möglichen?

Das glaube ich kaum. Wir setzen auf ibo, weil das Know-how im Haus etabliert ist und sich die von uns gewünschten Funktionen problemlos umsetzen lassen. Viele Hersteller sind bemüht, die eigene Software zügig den Erfordernissen und Entwicklungen am Markt anzupassen.

Also sprechen wir von einer IT-Lösung, die out-of-the-box funktioniert?

Beim technischen Grundgerüst: ja. Wir haben allerdings eine eigene Web-basierte Plattform für die Veröffentlichung entwickelt, um die Prozessdarstellung exakt an unsere Bedürfnisse anzupassen.

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